gpa-Prüfung: Porta ist handlungsfähig – aber der Modernisierungsdruck wächst

1. Worum es in der Prüfung ging

Die gpa NRW prüft, ob Kommunen rechtmäßig, sachgerecht und wirtschaftlich handeln. Im Mittelpunkt steht dabei
regelmäßig die finanzwirtschaftliche Analyse. Der aktuelle Bericht für Porta Westfalica betrachtet jedoch nicht nur
die Haushaltslage, sondern auch wichtige Zukunftsthemen wie Digitalisierung, Prozessmanagement, Klimaschutz,
Personalstruktur und Krisenvorsorge.

Der Bericht ist deshalb mehr als eine reine Finanzprüfung. Er ist eine Standortbestimmung zur Leistungsfähigkeit
der Stadtverwaltung und zu den Risiken, die in den kommenden Jahren politisch bearbeitet werden müssen.

2. Finanzen –  Handlungsfähig, aber mit wachsendem Druck

Die gpa würdigt zunächst die positive Entwicklung der vergangenen Jahre. Porta Westfalica konnte sich nach der Zeit
im Stärkungspakt stabilisieren und ist seit 2022 nicht mehr im „Stärkungspakt Stadtfinanzen“. Zwischen 2019 und 2023
erzielte die Stadt durchgehend Jahresüberschüsse.

Diese positive Entwicklung ist wichtig. Sie darf aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass sich die Perspektive ab 2024
deutlich verändert. Für 2024 plant Porta Westfalica ein Defizit. Auch im Doppelhaushalt 2025/2026 und in der
mittelfristigen Planung bis 2029 werden Fehlbeträge erwartet.

Trotz dieser geplanten Defizite bleibt die Stadt in den Jahren 2025 und 2026 haushaltsrechtlich uneingeschränkt
handlungsfähig. Das ist beruhigend, aber kein Grund zur Entwarnung. Die gpa sieht angesichts der Entwicklung
einen steigenden Konsolidierungsbedarf.

Aus politischer Sicht bedeutet das: Porta steht nicht vor einem akuten Kontrollverlust, aber die finanziellen Spielräume
werden enger. Deshalb müssen Prioritäten, Folgekosten und Risiken künftig noch klarer dargestellt werden.

3. Eigenkapital und Verbindlichkeiten – Solide Basis, aber schwindende Puffer

Die Eigenkapitalausstattung der Stadt wird für 2023 als leicht unterdurchschnittlich beschrieben. Gleichzeitig konnte
Porta Westfalica die Eigenkapitalquoten zwischen 2019 und 2023 stetig verbessern. Auch die Ausgleichsrücklage lag
2023 vergleichsweise hoch.

Genau diese Ausgleichsrücklage wird aber in der Planung bis 2029 erheblich in Anspruch genommen. Damit würde
ein wichtiger Puffer für künftige Risiken deutlich schrumpfen.

Positiv ist dagegen die Verschuldungslage: Die Gesamtverbindlichkeiten des Konzerns Stadt Porta Westfalica liegen
interkommunal deutlich unter dem Durchschnitt. Liquiditätskredite wurden bereits 2021 vollständig abgebaut.
Allerdings weist die gpa darauf hin, dass die Haushaltsplandaten ab 2024 wieder einen Anstieg der Kreditverbindlichkeiten
erwarten lassen.

4. Haushaltssteuerung – Gute Ansätze, aber fehlende Standards

Ein zentraler Punkt des Berichts betrifft die Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen. Die gpa stellt nicht fest, dass es in Porta
keine Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen gibt. Im Gegenteil: In einzelnen Bereichen bestehen bereits gute Ansätze.
Genannt werden unter anderem Hoch- und Tiefbauprojekte, Schulbauvorhaben, Feuerwehrbeschaffungen und
Fahrzeugbeschaffungen.

Der eigentliche Kritikpunkt lautet: Diese Verfahren sind bislang nicht gesamtstädtisch verbindlich geregelt.
Es fehlen einheitliche Mindeststandards, Dokumentationsvorgaben und Wertgrenzen.

Das ist aus Sicht der WP besonders wichtig. Bei größeren Investitionen muss künftig frühzeitig und nachvollziehbar
dargestellt werden, welche Varianten geprüft wurden, welche Folgekosten entstehen und welche Risiken spätere Haushalte
belasten können.

5. Kreditmanagement – Mehr Verbindlichkeit und regelmäßige Berichte

Die Stadt hat nach Einschätzung der gpa jederzeit einen Überblick über ihr Kreditportfolio. Auch die bisherige Praxis
wird nicht grundsätzlich kritisiert. Dennoch empfiehlt die gpa, strategische und organisatorische Festlegungen für
Kreditaufnahmen schriftlich zu fixieren.

Gerade wenn künftig wieder mehr Investitionen kreditfinanziert werden müssen, braucht es klare Leitplanken:
Zuständigkeiten, Entscheidungsbefugnisse, zulässige Kreditgeschäfte, Verfahren der Angebotseinholung und ein
regelmäßiges Berichtswesen.

Die zuständigen politischen Gremien sollten künftig standardisiert über die Entwicklung des Kreditportfolios informiert
werden. Das stärkt Transparenz und verbessert die politische Steuerung.

6. Zahlungsabwicklung und Vollstreckung – Solide Arbeit, aber unnötiger Mehraufwand

Im Bereich Zahlungsabwicklung und Vollstreckung fällt der Bericht vergleichsweise positiv aus. Die Stadt ist laut gpa
bereits solide aufgestellt. Personaleinsatz und Aufwendungen je Einzahlung sind interkommunal unauffällig.
Außerdem verarbeitet Porta Westfalica Zahlungseingänge bereits zu einem großen Teil automatisiert.

Verbesserungsbedarf sieht die gpa vor allem bei ungeklärten Einzahlungen. Diese entstehen unter anderem dann,
wenn Sollstellungen durch zuständige Organisationseinheiten nicht rechtzeitig erfolgen. Dadurch entsteht vermeidbarer
Mehraufwand in der Stadtkasse und in den Fachbereichen.

Ebenfalls empfiehlt die gpa, E-Payment weiter auszubauen und die schriftlichen Regelungen hierzu zu ergänzen.
Digitale Zahlungsverfahren sind nicht nur bürgerfreundlich, sondern können auch Mahnverfahren, manuelle Zuordnungen
und Bearbeitungsaufwand reduzieren.

In der Vollstreckung erreicht Porta Westfalica eine überdurchschnittliche Erfolgsquote bei vergleichsweise geringen
Aufwendungen. Der Bestand offener Vollstreckungsforderungen bleibt aber hoch und sollte weiter abgebaut werden.

7. Gremienarbeit – Demokratie braucht Struktur und Effizienz

Die gpa bescheinigt der Stadt, dass sie sich aktiv mit ihrer Gremienstruktur auseinandersetzt. Die Vertretungskörperschaft
wurde bereits verkleinert, und Ausschussstruktur sowie Zusammensetzung wurden in den vergangenen Wahlperioden angepasst.

Gleichzeitig liegen die Aufwendungen für die Gremienarbeit höher als bei den meisten Vergleichsstädten. Ein wesentlicher
Grund ist die hohe Anzahl an Ausschüssen und Sitzungsterminen. Hinzu kommen die Bezirksausschüsse, die für die
örtliche Beteiligung wichtig sind, aber ebenfalls Verwaltungs- und Sitzungsaufwand verursachen.

Die gpa empfiehlt, mindestens einmal in der Wahlperiode eine Bedarfsermittlung der Fraktionszuwendungen durchzuführen
und zu dokumentieren. Das ist sachgerecht, denn Fraktionsarbeit braucht eine angemessene Ausstattung, zugleich muss
der Einsatz öffentlicher Mittel nachvollziehbar bleiben.

Außerdem sollten die formellen Voraussetzungen für digitale und hybride Gremiensitzungen geschaffen werden. Gerade
in Krisenzeiten oder außergewöhnlichen Notlagen muss die Arbeitsfähigkeit politischer Gremien gesichert sein.

8. Personal – Solide Grundlage, aber demografisches Risiko

Im Bereich Personal beschreibt die gpa eine grundsätzlich solide Ausgangslage. Gleichzeitig wird die demografische
Struktur der Belegschaft als zentrale Herausforderung benannt. Das hohe Durchschnittsalter kann die langfristige
Handlungsfähigkeit der Verwaltung gefährden.

Wenn erfahrene Mitarbeitende ausscheiden, geht nicht nur Arbeitskraft verloren, sondern auch Erfahrungswissen:
Zuständigkeiten, Sonderfälle, Verfahrenskenntnisse, Kontakte und gewachsene Routinen.

Deshalb empfiehlt die gpa, Onboarding, Qualifizierung, Personalservice und Offboarding stärker zu systematisieren und
zu verschriftlichen. Außerdem soll ein strategisches Wissensmanagement aufgebaut werden.

9. Organisation und IT – Der zentrale Modernisierungsauftrag

Einer der deutlichsten Befunde des Gesamtberichts betrifft Organisation und IT. Die gpa stellt fest, dass ein systematisches
Prozessmanagement in Porta Westfalica bislang noch nicht implementiert ist.

Das ist ein zentraler Punkt. Ohne Prozessmanagement bleibt Digitalisierung Stückwerk. Dann werden bestehende Abläufe
lediglich elektronisch abgebildet, ohne sie vorher zu prüfen, zu vereinfachen und auf klare Ziele auszurichten.

Für die WP ist das ein Schlüsselthema. Eine moderne Verwaltung entsteht nicht allein durch neue Software.
Entscheidend sind klare Prozesse, saubere Zuständigkeiten, digitale Aktenführung, nachvollziehbare Bearbeitungsstände
und medienbruchfreie Leistungen für Bürgerinnen, Bürger, Vereine und Unternehmen.

10. Klimaschutz und Gebäudewirtschaft: Ziele reichen nicht aus

Beim Klimaschutz zeigt der Bericht erheblichen Handlungsbedarf. Porta Westfalica hat bereits 2017 ein integriertes
Klimaschutzkonzept beschlossen. Die darin verwendeten Daten stammen allerdings aus dem Jahr 2015 und sind damit
nicht mehr aktuell.

Die Stadt strebt bislang Treibhausgasneutralität bis 2050 an. Das Land NRW verfolgt jedoch das Ziel der
Treibhausgasneutralität bis 2045. Die gpa empfiehlt deshalb, dass auch Porta Westfalica das Zieljahr 2045 anstrebt.

Besonders deutlich wird der Handlungsbedarf bei den städtischen Gebäuden. Es fehlen detaillierte Teilkonzepte,
Sanierungsfahrpläne, Priorisierungen und eine differenzierte Ermittlung des notwendigen Finanzmittelbedarfs.

Gerade Schulen, Sporthallen, Feuerwehrstandorte, Verwaltungsgebäude und andere kommunale Liegenschaften müssen
systematisch betrachtet werden. Sonst besteht die Gefahr, dass immer nur dort gehandelt wird, wo der Druck gerade
am größten ist – und nicht dort, wo die größte Wirkung erzielt werden könnte.

11. Krisenmanagement – Gute Grundlagen, aber mehr Verbindlichkeit nötig

Beim kommunalen Krisenmanagement bewertet die gpa die bereits geschaffenen organisatorischen und technischen
Grundlagen positiv. Porta Westfalica hat verschiedene Risiken erkannt und priorisiert und misst dem Thema erkennbar
Bedeutung bei.

Gleichzeitig benennt der Bericht mehrere Punkte, die verbindlicher geregelt werden müssen. Risikoanalysen sollen
regelmäßig aktualisiert und externe Akteure stärker einbezogen werden. Für erkannte Risiken sollen weitere
Bewältigungsstrategien, präventive Maßnahmen und Handlungsanweisungen entwickelt werden.

Außerdem fehlen noch Regelungen zur Einbindung von Spontanhelfenden. Der Stab für außergewöhnliche Ereignisse
ist eingerichtet, muss aber personell so ausgestattet werden, dass auch längere Lagen bewältigt werden können.
Auch die Notstromversorgung wichtiger Einrichtungen ist noch nicht vollständig abgeschlossen.

Krisenmanagement darf nicht erst im Ernstfall organisiert werden. Es muss vorbereitet, geübt, dokumentiert und
regelmäßig überprüft werden.

12. Nachhaltigkeit – Vom Einzelthema zur Steuerungsaufgabe

Der Bericht zeigt, dass Porta Westfalica bereits Nachhaltigkeitsaktivitäten verfolgt, insbesondere in den Bereichen
Energie, Klima, Mobilität und Stadtentwicklung. Einen klassischen Nachhaltigkeitshaushalt gibt es bislang aber nicht.

Die Stadt prüft Beschlussvorlagen hinsichtlich ihrer Klimarelevanz. Das ist ein sinnvoller Ansatz. Perspektivisch sollte
Nachhaltigkeit aber stärker mit Haushaltsmitteln, Zielen und Kennzahlen verbunden werden.

Nachhaltigkeit darf nicht nur als allgemeiner Anspruch auftauchen. Sie sollte messbar werden und in politische
Entscheidungen einfließen – etwa bei Gebäudesanierung, Flächenentwicklung, Mobilität, sozialer Infrastruktur und
langfristiger Finanzplanung.